واندن هوف و وان وینن[۵] (۲۰۰۴) فرایند تسهیم دانش را به دو مؤلفه اساسی تقسیم کرده‌اند که عبارتند از:
۱- اهدای دانش : انتقال سرمایه فکری یک شخص توسط خودش به شخص دیگر .
۲-گردآوری دانش: افراد به صورت فعال ، به همکاران خود مراجعه کرده تا آنچه را که آنان می دانند را یاد بگیرند .
تسهیم دانش فعال زمانی در بین کارکنان ایجاد می‌شود که افراد به صورت داوطلبانه دانش خود را انتقال می‌دهند و هم چنین از روی اشتیاق و انگیزه دانش مورد نیاز خود را از دیگران گردآوری می‌کنند که این خود عاملی در جهت ایجاد چرخه تسهیم دانش در سازمان است. در این چرخه تنها فرد از طریق انگیزه و به صورت داوطلبانه و صادقانه دانش خود را به دیگران اعطا می‌کند، هم چنین از طریق از روی انگیزه دانش مورد نیاز خود را به صورت صحیح از دیگران دریافت خواهد کرد.
علاوه بر ذخیره دانش در داخل سازمان‌ها، در خارج از سازمان‌ها هم منابعی از دانش وجود دارند که سازمان‌ها با دستیابی به آن ها می‌توانند قابلیت‌های رقابتی خود را گسترش و توسعه دهند. کوهن و لونتیال[۶] (۱۹۹۰) این فرایند یعنی دستیابی به دانش بیرونی را قابلیت جذب دانش نامیده‌اند آن ها مفهوم قابلیت جذب دانش را توسعه داده‌اند و آن را به عنوان توانایی یک سازمان جهت تشخیص، جذب و بهره برداری دانش از محیط تعریف کرده‌اند که بر شایستگی سازمان برای نوآوری و انطباق با محیط بیرونی اش می‌افزاید و سبب رشد و شکوفایی این قابلیت‌ها و ظرفیت‌ها می‌گردد. رودرمل و درسبی[۷] (۲۰۰۵) دریافته‌اند که قابلیت جذب دانش در سازمان عمل مهمی است که دانش موجود در دانشگاه را به یک سطح از مزیت رقابتی تبدیل می‌کند.
منبیوا و همکاران[۸] (۲۰۰۳) قابلیت جذب دانش را دارای دو مؤلفه مهم زیر می‌دانند:
۱- دانش پیشین (توانایی کارکنان): عبارت است از سوابق آموزشی و مهارت های شغلی کسب شده که دانش پیشین را تشکیل داده و سازمان نیاز دارد تا این دانش را درونی سازی کرده و آن را به کار گیرد .
۲- شدت تلاش (انگیزش کارکنان): عاملی است که می‌تواند یک پتانسیل و ظرفیتی را جهت انجام اثربخش وظایف به وسیله محرک‌های درونی ایجاد کند که این خود می‌تواند سبب ایجاد افرادی با قابلیت‌های یادگیری بالا جهت به کارگیری دانش جذب شده باشد.
ارزشیابی از دیرباز در امر آموزش و پرورش و به خصوص در حیطه آموزش عالی وجود داشته است و به عنوان یکی از کارکردهای مدیریت دانشگاهی نقش مهمی در برنامه ریزی صحیح، اجرای موفق برنامه های آموزشی و بهبود کیفیت آموزشی دانشگاه‌ها دارد (بنی سی و همکاران، ۱۳۸۸). برای انجام ارزیابی، می‌توان الگوهای گوناگونی به کاربرد. اما استفاده از یک الگوی خاص، بستگی به به هدف ارزیابی دارد. یکی از الگوهای ارزیابی که کاربرد وسیع‌تری در آموزش عالی دارد، الگوی اعتبار بخشی می‌باشد. اعتباربخشی، مترادف با ارزیابی برونی است. این نوع ارزیابی فرآیندی است که از طریق آن یک مؤسسه آموزشی، به واسطه صلاحیت‌های تشکیل دهنده اش، به وسیله نهادی برونی معتبر شناخته می‌شود. هدف این فرایند آن است که کیفیت مؤسسه‌‌های آموزشی را گواه کند و آن ها را در بهبود امورشان یاری کند (فرقانی، ۱۳۷۶) .
برنامه بهبود کیفیت علمی[۹] (AQIP) ساختاری برای الگوی متناوب اعتبار بخشی است که به هدایت و حمایت مؤسسات آموزش عالی می‌پردازد در زمانی که آن ها تمام تلاش خود را بر بهبود کیفیت سیستماتیک متمرکز می‌کنند (اسپانگل[۱۰]، ۲۰۰۰) . برنامه بهبود کیفیت علمی (AQIP) شکل جدید و پیشرفته‌ای از الگوی اعتباربخشی است که به منظور کمک به آموزش عالی و ارزیابی کیفیت برنامه ها و خدمات طراحی شده تا موفقیت دانشگاه را تضمین کند (بروا بهرنس[۱۱]، ۲۰۰۳). این مدل برای اولین بار توسط انجمن مرکزی شمال[۱۲] توسعه داده شد و بر اساس ترکیبی از اصول کیفیت عملکرد، بهبود فرآیندها و تئوری مدیریت کیفیت جامع می‌باشد این مدل جدید برای اثربخش بودن کیفیت فرآیندهای نهادی، به ارزشیابی دانشگاه می‌پردازد (داف[۱۳]، ۲۰۰۶) . اصول و فرآیندهای بهبود کیفیت بر اساس برنامه بهبود کیفیت علمی (AQIP) شامل مجموعه‌ای از هدف‌ها، شبکه ها و فعالیت‌های مربوط به پاسخ‌گویی است (کمسیون عالی یادگیری[۱۴]، ۲۰۰۳). این مدل شامل ۹ مؤلفه به منظور خود ارزیابی، تمرکز بر بهبود و تولید نتایج و محصولات می‌باشد که عبارتند از:
۱- کمک به یادگیری دانشجویان: تمرکز بر طراحی، توسعه و اثربخشی فرآیندهای یاددهی- یادگیری.
۲- تحقق اهداف عینی: مشارکت به منظور تحقق هدف‌های اصلی، انجام رسالت‌ها و متمایز شدن سازمان از سایر مؤسسات آموزشی.
۳- درک نیازهای دانشجویان و سایر ذینفعان: ارزیابی اثربخش کارکرهای سازمان به منظور درک نیازهای دانشجویان و سایر ذینفعان.
۴- ارزش قائل شدن برای افراد : ارزش قائل شدن برای افراد از طریق متعهد کردن سازمان به منظور رشد اعضای هیئت علمی، کارمندان و مدیران.
۵- رهبری و ارتباطات: تنظیم کردن سلسله دستورات جهت تصمیم‌گیری و جستجوی فرصت‌های آینده و هم چنین انجام اقدامات مربوط به ارتباط برقرار کردن با ذینفعان داخلی و خارجی.
۶- حمایت از فعالیت‌های سازمان: فراهم کردن محیطی جهت پیشرفت و ترقی بیشتر یادگیری.
۷- اندازه‌گیری اثربخشی: ارزیابی داده ها، اطلاعات و دانش گردآوری شده، تحلیل شده و تسهیم شده و مدیریت آن ها به منظور عملکرد بهتر سازمان.
۸- برنامه ریزی برای بهبود مستمر: ارزیابی فرآیندهای مربوط به برنامه ریزی در سازمان و تحقق رسالت‌ها و بینش سازمان از طریق انجام برنامه های عملیاتی و استراتژیکی.
۹- ایجاد روابط مبتنی بر همکاری: ارزیابی ارتباطات جاری و بالقوه سازمان به منظور مشارکت برای تحقق رسالت‌ها (کمسیون عالی یادگیری ، ۲۰۱۲).
با توجه به اینکه امروزه تغییر در دانشگاه‌ها و آموزش عالی یک ضرورت است و دانشجویان، جامعه و هم چنین نیازها و تجارب آن ها تغییر کرده‌است دانشگاه‌ها و مراکز آموزش عالی باید به گونه‌ای عمل کنند که نسبت به تغییرات در پیرامون خود آگاه شده و قابلیت جذب دانش موجود در محیط متغیر را به دست آورند هم چنین به دلیل اینکه تولید و تسهیم دانش در دانشگاه موضوعی است که مورد توجه بسیاری از رؤسا و مدیران قرار گرفته است به منظور موفق شدن دانشگاه‌ها در برخورد با مسائل و مشکلات وتغییرات، باید مدیریت آموزش آن ها تأکید بیشتری بر مؤلفه‌های بهبود کیفیت آموزش نماید و با کشف موانع موجود، در راستای بهبود کیفیت علمی دانشگاه‌های خود اقدامات اساسی انجام دهند.
