تقویت تصمیم گیری در تمام سطوح: گزارش های به موقع و مربوط از عملکرد ضعیف زمینه ساز تصمیم گیری است. سیستم های ارزیابی عملکرد توانایی دارند تصمیم سازی کنند تا بتواند عملکرد ضعیف را شناسایی، جدا سازی و ریشه ی علل و مسبب ها را آدرس دهی نمایند و بهبود را ردیابی کنند.
افزایش نتایج برنامه ها: ارزیابی عملکرد کمک می کند سازمان ها در بدست آوردن نتایج توجه کنند. اثر اندازه های عملکرد مستقیماً وابسته به اهداف سازمان ها یا برنامه ها و اهداف خروجی هستند.
افزایش توان پاسخگویی به نیازها به گونه ای شایسته و مناسب: اندازه گیری کردن فعالانه عملکرد موقعیت های سازمان ها و برنامه ها برای پاسخ دادن مؤثر به نیازمندی های ابزار رتبه بندی سنجش عملکرد، عملکرد دولت و نتایج فعالیت، و دیگر پاسخ های ابتکاری .
(( اینجا فقط تکه ای از متن درج شده است. برای خرید متن کامل فایل پایان نامه با فرمت ورد می توانید به سایت feko.ir مراجعه نمایید و کلمه کلیدی مورد نظرتان را جستجو نمایید. ))
بهبود ارتباط خروجی ها با مسائل کلیدی: دستاوردهای کیفی و فشرده فعالیت های توانایی های سازمان ها و برنامه ها تا نتایج را برای ورودی ها و خروجی های درگیر نشان می دهد (روبرت و جانسون، ۲۰۱۰: ۳۴).
۵-۲- ضرورت ارزیابی عملکرد:
تحقیقات نشان داده که مدیران در راهبری، ارزیابی و مدیریت عملکرد خود با مشکلات کلیدی زیر مواجه می باشند:
عدم اجرای مطلوب استراتژی و اهداف راهبردی مورد نظر سازمان
عدم آگاهی و فهم کارکنان از چشم انداز سازمان
عدم همسویی و همدلی کارکنان در جهت تحقق اهداف مرتبط با چشم انداز سازمان بنابراین از روش های ارزیابی عملکرد بعنوان ابزاری جهت کنترل اجرای استراتژی های خود استفاده می نمایند و همواره بدنبال راه حلی جامع برای تغییر و بهبود سازمان خود بوده و روشی را که کوچک، مستمر، کم هزینه، قابل درک و فهم مشترک برای کارکنان، ارتباط دهنده فرآیندها و کارکنان، برآورد کننده خواسته های ذینفعان و توسعه کارکنان باشد و از تجربه و دانش کارکنان استفاده نماید و آنها را در فرایند ارزیابی عملکرد مشارکت نمایند، جستجو می نمایند (روهم و هاوارد، ۲۰۰۵: ۱۰).
ارزیابی عملکرد می تواند باعث آگاهی از میزان پیشرفت در بهبود عملکرد گردد و در نتیجه، انگیزه و فرصت لازم برای ارتقاء کیفیت عملکرد دستگاه ها را فراهم نماید.
همچنیین ارزیابی عملکرد موجب تحریک حس کنجکاوی، پرسش و چالش در مورد روش انجام کارها و نحوه تخصیص منابع میگردد و تضمین اینکه ارزش” تلاش های کاری” انجام شده همیشه در سطح بالایی قرار گیرند، تنها از طریق نظامهای سنجش و اندازه گیری عملکرد امکان پذیر است. لذا ارزیابی عملکرد موجب هوشمندی نظام و بر انگیختن افراد در جهت رفتار مطلوب می شود. با توجه به این مطلب، ارزیابی عملکرد می تواند باز خورد لازم را در موارد زیر ارائه دهد:
میزان اجرای موفقیت آمیز سیاست های تدوین شده
میزان تدوین صحیح سیاست ها.
ارائه شاخص رشد سازمانی.
کسب اطلاعات از وضعیت موجود سازمانی واینکه درچه مرحله ازدست یابی به اهداف است.
شناسایی موارد بهبود عملکرد یا نقاطی که نیازمند بهبود هستند یا بایستی برای تامین نیاز های فعلی یا آتی ساختار سازمان تنظیم شوند.
کارایی و اثر بخشی برنامه ها و فعالیت ها
اطمینان از روند مستمر بهبود عملکرد
شناخت مشکلات، فرصت ها و محدودیت ها
چشم انداز آینده و سمت و سوی برنامه ها در فضای ملی و بین المللی
نحوه تخصیص منابع، امکانات ومنابع انسانی ومیزان مشارکت کارکنان دراجرای برنامه مصوب.
میزان پاسخگویی.
بنابر این بدون وجود سیستم ارزیابی عملکرد، نه تنها بهبودی اتفاق نمی افتد بلکه تحقق اهداف نیز در هاله ای از ابهام صورت می گیرد (سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور، ۱۳۸۴: ۲۵).
۶-۲- مزایای اندازه گیری عملکرد:
هفت مزیت مهم اندازه گیری عملکرد در زیر آورده شده است:
تشخیص این که آیا نیاز مشتریان برآورده شده است. چگونه می فهمیم که کالا و یا خدمات ارائه شده همان نیاز مشتریان بوده است؟
کمک به ما برای شناخت فرآیندها. ما چه چیزهایی را می دانیم و چه چیزهای را نمیدانیم؟ آیا ما می دانیم که مشکلات در کجا قرار دارند؟
اطمینان از اینکه تصمیم گیریها بر مبنای واقعیات هستند و نه بر پایه حدس و گمان. آیا تصمیمگیریها بر مبنای واقعیات مستند شده اند و یا بر مبنای احساسات هستند؟
نشان دادن مکان های مورد نیاز جهت بهبود. کجا بهتر می توانیم کار انجام دهیم؟ چگونه می توانیم کار را بهبود دهیم؟
نشان می دهد که که آیا بهبودها انجام میشوند؟ آیا ما شفاف عمل می کنیم؟
برملا کردن مشکلات اساسی و طولانی مدت که کتمان بوده اند. اگر ما مدت مدیدی است که کاری را بدون اندازه گیری انجام می دهیم، به طور حتم به نادرستی حدس می زنیم که کارها به خوبی انجام می شوند (آنها ممکن است درست یا غلط انجام شوند ولی بدون اندازه گیری هرگز قادر به بیان این موضوع نیستیم).
مشخص کردن اینکه آیا تأمین کنندگان نیازهای ما را برآورده می کنند؟ آیا تأمینکنندگان ما می دانند نیازهای ما برآورده می شود؟
۱-۶-۲- آیا ما به اندازه گیری نیاز داریم؟
اگر ما نتوانیم فعالیتی را اندازه گیری نماییم قادر به کنترل آن نیز نیستیم. اگر نتوانیم آن را کنترل کنیم نمی توانیم آن را مدیریت کنیم. بدون اندازه گیری نمی توانیم تصمیم گیریهای درستی انجام دهیم. بنابراین، اندازه گیری در موارد زیر مورد استفاده قرار می گیرد :
کنترل: اندازه گیری باعث می شود که تغییرپذیری کم شود.
خود ارزیابی: برای تشخیص درجه خوب انجام شدن کارها از اندازه گیری استفاده می شود و شامل بهبودهای تعیین شده نیز می باشد.
بهبود مستمر: اندازه گیری برای شناخت منابع خطا، انحراف فرآیندها و جلوگیری از خطا و شناخت کارایی و اثربخشی فرآیندها استفاده می شود و فرصت های بهبود شناخته می شود.
ارزیابی مدیریتی: بدون اندازه گیری هیچ راهی برای اطمینان از رسیدن به اهداف دارای ارزش افزوده و داشتن کارایی و اثربخشی وجود ندارد. اصول اندازه گیری عملکرد شامل موارد زیر است:
طراحی و پیاده سازی اهداف و استانداردهای عملیاتی.
شناسایی انحراف از سطوح طراحی عملکرد و اهداف و استانداردهای عملیاتی.
نگهداری آن عملکرد در سطح سازمان و یا تعریف عملکرد جدید.
۷-۲- اهداف ارزیابی عملکرد:
در حالی که مدیریت عملیات بیشک یکی از اهداف اندازهگیری عملکرد است، تنها هدف نیست. در اینجا شش هدف دیگر برای اندازهگیری عملکرد تشریح میگردد.
۱-۷-۲- هم راستاسازی[۶۲] راهبرد و فعالیتها:
امروزه سازمانها در محیطی پیچیده مشغول رقابتند. بنابراین فهم دقیقی از اهداف و روش های دستیابی به اهداف برای آنها حائز اهمیت است (کاپلان و نورتون[۶۳]، ۲۰۰۴: ۲۵). شاخص های عملکرد مکانیسمی برای مرتبط ساختن سیاستهای بهبود فرایند یا محصول - که توسط مدیریت ارشد توسعه ایجاد شده است- را به دیگر فعالیتها در سطح سازمان فراهم میسازد (باند[۶۴]، ۱۹۹۹: ۱۴). این گفته بدان معناست که هم جهتسازی راهبردهای سازمانی و اهداف با فعالیتها یک پیشنیاز حتمی برای بقاء در چنین محیطی است. شاخص های عملکرد چنین همراستایی را آزمون میکنند و امکان تنظیم آن را فراهم میآورند. از چنین ارتباطی مشخص است که فرایند اندازهگیری عملکرد در توسعه راهبرد آینده، مشارکت خواهد داشت. وسنیسکی و شفتی (۲۰۰۳) اندازهگیری عملکرد را به عنوان قلب فرایند راهبردی در شکل زیر نشان دادهاند.
۲-۷-۲- کنترل عملیات
همانطور که پیش از این گفته شد برای مدیریت عملیات، اندازهگیری عملکرد یک هدف واضح است (کراتر[۶۵]، ۱۹۹۶). تاکید میکند که ارزیابی برای کنترل کسب و کار با کمک اندازهگیری و بررسی عملکرد در مقابل اهداف و برنامهها و در دست داشتن ابزاری برای اصلاح تغییرات و انحرافات از برنامه لازم است.
۳-۷-۲- مدیریت و تعامل با ذینفعان:
امروزه و احتمالاً درآینده بهترین راه سازمانها برای بقا و کامیابی در بلندمدت، تفکر درباره خواستهها و نیازهای همه ذینفعان مهم و تلاش برای ارزشرسانی به آنهاست (نیلی و دیگران ۲۰۰۲: ۴۵). این مسئله نیاز سازمانها به آگاهی داشتن درباره محیط گستردهتری از آنچه در آن کار میکنند و نیاز به ارضای خواستههای گستره وسیعی از ذینفعان را در پی دارد. گروه های ذینفع، شامل سهامداران، مشتریان، کارکنان، تامینکنندگان، شرکا، قانونگذاران و ناظران و جامعه است. برای تخمین برآوردهسازی نیاز و الزامات همه گروه های ذینفع لازم است توانایی اندازهگیری و ارائه ارزش تدارک دیده شده برای هر کدام را داشته باشیم. بنابراین مدیریت و ارتباط با ذینفعان، یکی دیگر از اهداف ارزیابی عملکرد است.